PTA活動　ベルマーク作業/収集活動の効率化

例年多くの人に学校に登校しての活動をしてもらっていたようなので、今年度私が委員長になり、自宅活動を中心に取り入れた以下のような仕組みを考え運用をしました。報告資料の補足からの抜粋をスライド化したので、参考にしてみてください。

資料
昨年度からの主な変更点
次年度へ向けた改善提案
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資料

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昨年度からの主な変更点

活動を工程別に区分

仕分け準備(学校)→仕分け(自宅)→集計準備(学校)→集計(自宅)の1サイクルで構成。(自宅活動をメインにし、学校活動工数を前年比64%減)"

学校活動の三密配慮

各回10名程度の規模になるよう配慮。

三役・委員・係の役割分担

三役(3名): 全体企画・統括、学校・本部・委員との連絡、学校活動のサポート、活動後アンケート収集
委員(15名): 1人あたり係5-6名をフォロー (業務内容説明、進捗フォロー、納期リマインド)
係(200名): 担当係(スターター: 80名)・代行要員(リザーブ: 120名)
※ 係は当初260名の割り当てだったが、6年生保護者60名は免除とし、担当係(スターター)に80名、残り120名を代行要員(リザーブ)として役割を持たせ、不測の事態発生時は委員から打診できる体制とした。

メール連絡手段の採用

係のフォローにあたり、初回の手紙連絡でメールアドレスを募り、メール返信いただいた係とは、以降担当委員-係間でメールで連絡。今回、200名中142名(71%)よりメールアドレス入手。

各工程作業標準整備

手紙もしくはメールに添付する形で、委員経由で係に事前に展開。

次年度へ向けた改善提案

収集対象の絞り込み

案: 収集対象を今年度における点数上位企業に絞る。

理由: 本校での収集対象はテトラパックを除く51社だが、今回、全体の8割を点数上位11社で占め、9割を19社で占める結果となった。パレート図での分析をベースに収集対象を絞り込むことが工数対効果の最適化に大きく寄与すると思われる。以下に具体案を示すので、次年度試行してみる価値はあると考える。

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点数上位企業: 1.キューピー 2.キリン 3.味の素 4.ファミリーマート 5.アサヒ飲料 6.森永 7.ニッスイ 8.湖池屋 9.日清食品 10.白鶴 11.S&B 12.クレハ 13.アウロス 14.ブリタ 15.クツワ 16.フジッコ 17.エプソン 18.あいおいニッセイ同和損保 19.牛乳石鹸

◆案1:上位11社 ◆案2:上位11社+カートリッジ(エプソン、キヤノン、ブラザー)の14社 ◆案3:上位18社(カートリッジのエプソン除く) ◆案4:上位19社+カートリッジ(キヤノン、ブラザー)+単価MAX(ジブラルタ) の22社

11社に絞れば大幅効率UPは間違いない。現人員で十分回り、このアナログ活動の煩雑さに目をつぶれるのなら敢えて絞る必要はないが、ビジネス視点なら、8割の点数を占める2割の銘柄に絞り込むのは至極真っ当な手段。約3万点を捨ててでも大幅効率UPを採ることを選ぶだろう。