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PTA関係者・お母さんへ 面倒なベルマーク作業/収集活動の効率化

例年多くの人に学校活動を強いていたようなので、今年度私が委員長になり、こんな仕組みを考え運用をしています。参考にしてみてください。

 

①学校活動工数の大幅削減

COVID-19状況下、複数名による屋内作業は極力減らしました。インク/トナーカートリッジ処理と、自宅活動の準備、総集計&発送等、最低限の学校活動はやむなしですが、それ以外の「仕分け」、「集計」は全て自宅行うようにしました。

 

・昨今の状況として、働きの人も多い中、平日にわざわざ学校で作業したくないと思っている人が多いのではと推察。

 →学校活動工数を大幅削減(昨年比64%削減)する人員配置を考えました。

 

②実作業は係のみで担当し、委員は「係のフォロー」に専念

・係による自宅作業のウェイト大幅増により、そのフォローが重要になるので、委員は実作業をしない替わりに、1委員につき係56名をフォローいただきます。

 

◆各工程のスケジュール

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◆各工程業務概要

工程

場所

業務概要 (詳細手順書は別途準備)

A

学校

カートリッジを各社毎に段ボールに詰めて集荷依頼。

B

学校

回収BOXに溜まったベルマークを全て出し、C工程担当者人数分の封筒(8通/1サイクル)に均等に入れ、校内緑のBOX経由で次工程に送付。

C

自宅

封筒を開け、ベルマークNo.毎に分類したうえで同封されていた小袋に入れ、再度封筒に入れて提出。

D

学校

8名のC工程担当から戻ってきた封筒を開け、ベルマークNo.毎に分かれた小袋同士を1つに纏め、E工程担当者用の封筒(15通/1サイクル)に、均等な分担になるように入れ、校内緑のBOX経由で次工程に送付。

E

自宅

ベルマークNo.毎に点数、枚数、合計点数を集計、封筒のラベルに記入し、再度ベルマークを封筒に入れて提出。

F

学校

溜まったE工程終了分を総集計し、ベルマークNo.毎に専用の封筒に入れ、纏めてベルマーク財団に送付。

・人による、OUTPUTのバラつきが発生しないよう、
 A~F各工程の詳細業務手順書は三役で準備し、委員にメールで展開。
 (紙で学校(PTA室)にも残し、コピーできるようにしておきます)

・学校活動日には三役を付け、業務説明しながら行います。

・学校活動者への出席依頼、自宅活動者の進捗確認等のフォローは、
 三役以外の委員で分担して行います。

 

ボランティア労働対効果を考えると、仕分け、集計、発送ともシルバー人材等の外注に依頼するという線もアリかと思うのですがね。

 

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